1. Asamblea general. Consideraciones

Reunión de personas para debatir asuntos y manifestar su voluntad decisoria.

El derecho de dominio sobre unidades privadas sometidas al régimen de propiedad horizontal da origen al derecho de copropiedad sobre los bienes comunes. Una de las manifestacio0nes del ejercicio del derecho de propiedad es la participación en las reuniones de asamblea general debidamente convocadas. Las asambleas tienen carácter orgánico; sus sesiones y decisiones se realizan para aprobar o improbar efectos sobre los bienes comunes a partir de los gastos y servicios comunales. Para cumplir las normas pertinentes se requiere el cumplimiento de condiciones especiales para su citación, realización y formalización de lo decidido.  A estas reuniones se les conoce como asamblea de propietarios, copropietarios, consorcistas o condóminos.

2. Atribuciones de la asamblea general

Las leyes de cada país otorgan atribuciones a las asambleas de copropietarios para que en reunión general reflexionen y decidan sobre muchas situaciones entre ellas:

– Nombrar y remover al administrador

– Aprobar o improbar estados financieros de la copropiedad

– Aprobar el presupuesto anual

– Elegir y remover a los miembros del consejo, junta directiva, junta de administración, comité de administración

– Aprobar reformas al reglamento de la copropiedad

3. Integrantes de la asamblea general

Igualmente cada legislación determina quienes pueden integrar la asamblea general: Los propietarios o titulares de dominio de la unidad privada, representante o apoderado, residentes no propietarios. Estos últimos pueden deliberar pero no decidir.

4. Convocatorias

4.1. Primera convocatoria

Citación inicial a reunión de asamblea general.

4.2. Segunda convocatoria

Citación que se incluye como advertencia en la primera convocatoria para cuando no se obtenga en esta sesión el quorum requerido para deliberar. Se indicara en la advertencia, nueva fecha, lugar y hora para la reunión.

De acuerdo con cada legislación las convocatorias podrán ser obligatorias o no. Sera obligatoria si se trata de reunión No presencial.

4.3. Convocantes

Se faculta para convocar, según el caso, al administrador, consejo de administración, junta directiva o junta administradora, revisor fiscal o auditor o un numero plural de propietarios que representen un total de derechos establecido por la ley local. 

5. Clases de reuniones

5.1. Presenciales

5.1.1. Ordinarias o generales. Es una reunión obligatoria.

Temas a tratar: examinar situación general de la persona jurídica, copropiedad, consorcio, condominio, conjunto o edificio. Elección de integrantes de consejos, juntas. Elección administrador. Aprobar o improbar cuentas último ejercicio. Aprobación presupuesto año siguiente.

Quorum deliberatorio: Mitad más uno del total de los derechos del condominio.

Quorum decisorio: Mitad más uno de los derechos representados en la reunión.

5.1.2. Por derecho propio: Temas de ordinaria

Quorum deliberatorio y decisorio. Igual a la reunión ordinaria.

5.1.3. Extraordinarias:Todos los temas pero con criterio de urgencia o necesidad imprevista.

Quorum deliberatorio y decisorio: Igual a la reunión ordinaria

5.1.4. Universal: Cuando en cualquier día, hora y lugar coincidan la representación de la totalidad de los derechos de los copropietarios.  Temas de ordinaria y extraordinaria.

Quorum deliberatorio: 100% de los derechos de los propietarios

Quorum decisorio: De conformidad con lo dispuesto en la ley o el reglamento de propiedad horizontal.

5.1.5. De segunda convocatoria: Cuando por falta de integración del quorum en la primera convocatoria se requiere citar a nueva reunión para tratar los temas propuestos en la primera. Temas de ordinaria y extraordinaria.

Quorum deliberatorio y decisorio: Cualquier número plural de propietarios cualquiera que sea el porcentaje de derechos representados en la reunión.

6. Adopción de acuerdos y su quorum

Para que las decisiones de los propietarios generen efectos jurídicos se requiere el cumplimiento de condiciones en cuanto a la participación de propietarios que representen determinada cantidad de derechos en las reflexiones sobre los temas propuestos y en la expresión de su voluntad decisoria.

6.1. Quorum deliberatorio

En el régimen especial de la propiedad horizontal existe un principio universal para que el funcionamiento de la asamblea general tenga valor legal en el régimen especial de propiedad horizontal. Se puede sesionar con propietarios que representen más de la mitad de los derechos existentes en el consorcio, condominio, conjunto o edificio.

6.2. Quorum decisorio

De igual manera que lo anteriormente expuesto el principio universal para tomar decisiones será el del voto favorable de los propietarios que represente la mitad más uno de los derechos representados en la reunión.

6.3. Quorum calificado

En Colombia existen decisiones que requieren un quorum diferente a los enunciados en los dos puntos inmediatamente anteriores:

– Cuando se afecten los bienes comunes

. Imposición de expensas extraordinarias superiores cuatro veces a una expensa ordinaria

-Imposición de cargas económicas diferentes a las expensas comunes

– Asignación de usos exclusivos

– Reforma reglamento

– Desafectación de bienes comunes

. Reconstrucción del edificio o conjunto

-Cambio de uso del edificio o conjunto

– Adquisición de inmuebles

– Liquidación y disolución de persona jurídica

7. Reuniones no presenciales en propiedad horizontal

Desde el año de 1995 se crearon en Colombia para las sociedades comerciales las reuniones NO PRESENCIALES. La ley 675 de 2001, único marco jurídico del régimen de propiedad horizontal consagro las REUNIONES NO PRESENCIALES. Estas reuniones pueden realizarse para las celebraciones de sesiones ordinarias, por derecho propio, extraordinarias, universales y de segunda convocatoria.

7.1. Condiciones indispensables para su validez

7.1.1. Participación en las reuniones de propietarios de unidades privadas que representen la totalidad de los derechos que integran el consorcio, condominio, conjunto o edificio, tanto en la deliberación o reflexión de los temas propuestos como en la expresión de la voluntad de su voto.

7.1.2. Certificación del Revisor Fiscal de la copropiedad de haberse dado cumplimiento a las condiciones señaladas en la ley para estas reuniones.    

7.2. Clases de reuniones no presenciales

7.2.1. Reunión deliberante y decisoria

Requiere de la existencia de la prueba de la realización de la reunión, participación deliberativa y expresión de la voluntad del voto de los propietarios que representen el ciento por ciento de los derechos que integren el conjunto, edificio, condominio o consorcio. El medio tecnológico que se utilice debe generar la oportunidad deliberativa para controvertir o discutir el tema propuesto, proponer, presentar observaciones; es decir, que la comunicación entre los participantes y su decisión debe ser simultánea. Si se generan correos electrónicos para deliberar y decidir estos deben ser sucesivos, de manera inmediata, de conformidad con el quorum requerido para cada caso. El Revisor Fiscal dará fe de la validez de la reunión. 

El nombre de los participantes debe quedar claro en los registros y su participación, el contenido y la hora en que lo hace. Se debe acreditar la copia de la convocatoria realizada para cada reunión.

7.2.2. Convocantes a reuniones no presenciales

ORDINARIA. Convoca SOLAMENTE el administrador

POR DERECHO PROPIO. Cualquier propietario, el revisor fiscal, consejo de administración.

EXTRAORDINARIA. Administrador, consejo de administración, revisor fiscal, copropietarios (20% derechos). 

7.3. Reunión por comunicación escrita o simplemente decisoria

El administrador en su convocatoria debe expresar con suma claridad la clase de reunión no presencial a realizar y cuando se trate de DECISIONES POR COMUNICACION ESCRITA los propietarios deben expresar en su comunicación el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, su nombre, contenido de la respuesta, fecha y hora  en que lo hace.

Los propietarios se pueden pronunciar en un solo documento pero si se pronuncian en documentos separados, estos deben recibirse en un plazo no mayor de un mes contado a partir de la primera comunicación.

7.3.1. Convocantes a reuniones no presenciales

ORDINARIA. Convoca SOLAMENTE el administrador

POR DERECHO PROPIO. Cualquier propietario, el revisor fiscal, consejo de administración.

EXTRAORDINARIA. Administrador, consejo de administración, revisor fiscal, copropietarios (20% derechos). 

7.4. Actas de reuniones no presenciales

En ambas reuniones no presenciales se debe levantar un acta escrita, suscrita SOLAMENTE por el administrador. Debe ponerse en conocimiento de los propietarios en forma obligatoria dentro de los diez días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.

8. Decisiones de quorum calificado

Las decisiones señaladas como de quorum calificado no pueden tomarse en reuniones no presenciales.